Für Ingenieure, Gutachter & kleine bis mittlere Unternehmen
Ihr Büro braucht kein neues Tool. Es braucht ein System.
Wir helfen Unternehmen mit komplexen Abläufen dabei, Ordnung, Übersicht und Effizienz in ihren Arbeitsalltag zu bringen. Dafür entwickeln wir zentrale Unternehmenssysteme, automatisieren wiederkehrende Prozesse und sorgen dafür, dass Dokumente automatisch und einheitlich erstellt werden. Ergänzend setzen wir KI gezielt dort ein, wo sie Routinearbeit reduziert und Abläufe spürbar beschleunigt. Excel-Chaos und Ordner-Wirrwarr sind Geschichte.
Schluss mit Datenchaos
ZENTRALE PROJEKTAKTE
Kontakte, Projekte, Dokumente, Zeiten und Rechnungen — alles an einem Ort. Statt fünf Tools, die nichts voneinander wissen.
Schluss mit Copy-Paste
EIN KLICK ZUM FERTIGEN DOKUMENT
Angebote, Gutachten, Rechnungen und Berichte entstehen direkt aus deinen Projektdaten. Kein Word öffnen, kein Formatieren.
KI, die wirklich hilft
KEIN SPIELZEUG, SONDERN WERKZEUG
KI-Texterstellung für Gutachten und Berichte. Auf Basis Ihrer Daten, DSGVO-konform, mit voller Fachhoheit bei dir.
1 Quelle
KEINE DOPPELEINGABEN MEHR
Jede Information wird einmal eingegeben und fliesst überall hin. Schluss mit Abtippen, Übertragen und Fehler korrigieren.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Irrglauben die Ihr Büro jedes Jahr fünfstellige Beträge kosten
"Excel und Word reichen aus."
Auf Ihrem Schreibtisch sieht es genauso aus — nur digital. Jeder pflegt seine eigene Excel-Datei, eigene Formeln, eigene Ordnerstruktur. Daneben Word-Dokumente, Taschenrechner, ausgedruckte Listen. Sie tippen Daten doppelt ein, vergessen Nachträge, stellen Rechnungen zu spät. Das nennen Sie "funktioniert". Wir nennen das 10.000 bis 50.000 Euro im Jahr, die Sie verbrennen — durch vergessene Leistungen, die nie abgerechnet werden.
" Prozesse sind zu komplex."
Dieses Fenster kommt Ihnen bekannt vor, oder? Ihre aktuelle Lösung stammt aus einer Zeit, in der Faxgeräte Standard waren. Starr, langsam, keine Schnittstellen. Aber statt sie zu ersetzen, haben Sie sich eingeredet: "Für uns gibt es nichts Besseres." Doch. Sie haben nur drei falsche Lösungen getestet — SAP zu teuer, Branchentool zu starr, Standardapp zu oberflächlich — und daraus geschlossen, dass es keine richtige gibt. Das Problem war nie die Komplexität Ihrer Prozesse. Es fehlte ein System, das HOAI, GAEB, Gutachtenarten und Leistungsphasen wirklich versteht.
"Wir haben doch alles digital."
Sieht so Ihr Bildschirm aus? 15 offene Fenster, 5 Programme gleichzeitig, und trotzdem finden Sie nichts. Projektstand? Irgendwo in einer Mail. Offene Punkte? Im Kopf Ihres Kollegen. Fotos? Auf dem iPhone. Sie haben Daten — aber keinen Überblick. Jedes Mal, wenn ein Kunde fragt "Wie ist der Stand?", fängt jemand an zu suchen. Das ist keine Digitalisierung. Das ist analoges Chaos auf modernen Geräten.
Entwickelt für
Büros, die ihre Facharbeit digital strukturieren und automatisieren wollen, damit ihre Expertise nicht im Administrativen stecken bleibt.
Unsere L ösungen gegen Verwaltungsaufwand und Organisationschaos
Wir entwickeln auf Basis Ihrer Arbeitsabläufe, Problemstellungen und Ziele ein ganzheitliches System, das exakt die Funktionen abbildet, die Sie wirklich benötigen. Ihre Vorlagen, Standards und Dokumentstrukturen integrieren wir nahtlos – inklusive Automatisierungen und KI-Funktionen damit Prozesse nicht nur digital, sondern spürbar schneller werden.
Module & Funktionen
Wähle ein Modul – und entdecke die wichtigsten Funktionen
Stammdaten & CRM
Kontakte, Firmen und Projektbeteiligte zentral verwalten – als Grundlage für alle weiteren Module.
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Kontaktverwaltung Firmen und Ansprechpartner mit Rollen, Vereinbarungen und Projektrelationen sauber dokumentieren.
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Projektzuordnung Jeder Kontakt wird automatisch den relevanten Projekten zugewiesen – für volle Nachvollziehbarkeit.
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Dokumentenablage Pläne, Protokolle und Nachweise versioniert ablegen und im Projektkontext verknüpfen.
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Mitarbeiterverwaltung Rollen, Qualifikationen und Verfügbarkeiten zentral steuern – für Einsatzplanung und Compliance.
Bauprojektmanagement
Die digitale Projektakte bündelt alle Informationen, Termine und Dokumente eines Bauvorhabens an einem Ort.
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Digitale Projektakte Alle Dokumente, Kosten, Beteiligte und Termine strukturiert und auswertbar in einer Ansicht.
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Digitales Bautagebuch Tagesberichte mit Fotos, Wetterdaten, Personal und Leistungsständen – direkt vor Ort erfassen.
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Aufgaben & Fristen Projektbezogene Aufgaben mit Deadlines, Wiedervorlagen und Verantwortlichkeiten managen.
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Mängel- & Planmanagement Mängel in aktuellen Planständen verorten, nachverfolgen und bis zur Freimeldung dokumentieren.
Gutachten & Berichte
KI-gestützte Erstellung von Gutachten und Berichten – von der Beweissicherung bis zum fertigen PDF.
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KI-Texterstellung Intelligente Textbausteine und KI-gestützte Formulierungshilfen für effiziente Gutachtenerstellung.
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Beweissicherung Mängel und Schäden strukturiert erfassen – mit Fotos, Lageplan-Verortung und Zeitstempel.
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Schadensbewertung Kostenermittlung und Instandsetzungskosten direkt im System kalkulieren.
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PDF-Export Fertige Gutachten als professionelles PDF generieren – mit Deckblatt, Inhaltsverzeichnis und Foto-Anhang.
Faktura & HOAI
Angebote, Rechnungen und Honorarberechnungen nach HOAI und JVEG – alles aus einem System.
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Angebots- & Rechnungserstellung Angebote, Abschlags- und Schlussrechnungen per Klick generieren – inkl. E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD).
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HOAI-Kalkulation Leistungsphasen, anrechenbare Kosten und Honorarzonen direkt im System berechnen.
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JVEG-Abrechnung Gerichtsgutachten nach JVEG-Sätzen abrechnen – Stunden, Fahrtkosten, Auslagen automatisch berechnet.
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Nachtragsmanagement Nachträge erfassen, bewerten und den Genehmigungsstatus projektbezogen nachverfolgen.
Technische Module
Spezialisierte Werkzeuge für die technische Arbeit – vom BIM-Modell bis zum fertigen Aufmaß.
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GAEB Import/Export Leistungsverzeichnisse im GAEB-Format (X83/X84) einlesen, kalkulieren und als Angebot abgeben.
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BIM Viewer 3D-Gebäudemodelle direkt in Ninox visualisieren – für Koordination und Projektbesprechungen.
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Fotoaufmaß Foto-basierte Flächen- und Massenermittlung mit automatischer Vermaßung.
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Grundrisserstellung Grundrisse digital erfassen und mit Flächenberechnungen nach DIN 277 verknüpfen.
Controlling & Auswertung
Kosten, Zeiten und Projektfortschritt im Blick – mit Dashboards und automatisierten Auswertungen.
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Dashboards & KPIs Umsatz, offene Projekte, Auslastung und Zahlungsstatus auf einen Blick.
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Zeiterfassung Projektbezogene Stundenerfassung mit automatischer Zuordnung zu Leistungsphasen oder Kostenstellen.
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Kostenübersicht Soll-Ist-Vergleiche, Budgetkontrolle und Kostenprognosen je Projekt.
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Rapportzettel Stundenlohnarbeiten, Material und Geräte digital erfassen und direkt verrechnen.
Ihr Unternehmen als eigene App? Kein Wunschtraum mehr.
Wir entwickeln für Sie ein individuelles Unternehmenssystem, das Ihre täglichen Arbeitsabläufe übersichtlich strukturiert und alle wichtigen Informationen an einem Ort zusammenführt. Statt verteilter Dateien, E-Mails und Einzellösungen entsteht eine zentrale Plattform, in der Projekte, Objekte, Dokumente und Zuständigkeiten logisch organisiert sind. So behalten Sie jederzeit den Überblick, reduzieren Abstimmungsaufwand und schaffen eine stabile Grundlage für effizientes Arbeiten und weiteres Wachstum.
Kontrollierte KI-Einbindung
Wir setzen künstliche Intelligenz gezielt dort ein, wo sie Ihren Arbeitsalltag wirklich erleichtert. KI kann Texte vorformulieren, Informationen zusammenfassen oder Inhalte strukturieren und aufbereiten. Sie behalten dabei jederzeit die Kontrolle – die KI unterstützt lediglich, beschleunigt Abläufe und reduziert Routineaufwand. So gewinnen Sie Zeit für Entscheidungen, Kunden und Ihr Kerngeschäft. Wir setzen hier bevorzugt datenschutzkonforme KI-Modelle ein (DSGVO).
Manuelle Abläufe automatisieren.
Mehr Zeit fürs Wesentliche
Wir automatisieren wiederkehrende Abläufe und verbinden Ihre bestehenden Programme so miteinander, dass Informationen automatisch weitergegeben werden. Dadurch entfallen doppelte Eingaben, manuelle Zwischenschritte und fehleranfällige Übergaben. Ihre Prozesse laufen im Hintergrund zuverlässig weiter – und Sie und Ihr Team gewinnen Zeit für die eigentliche Arbeit.
Dokumentenerstellung & Vorlagenautomatisierung
Wir sorgen dafür, dass wiederkehrende Dokumente automatisch aus Ihren vorhandenen Daten erstellt werden. Angebote, Berichte, Protokolle oder Gutachten entstehen strukturiert und im einheitlichen Erscheinungsbild – ohne zeitaufwendiges Kopieren, Einfügen oder Formatieren. So sparen Sie wertvolle Zeit und stellen sicher, dass Ihre Unterlagen jederzeit vollständig und professionell erstellt werden.
Referenzprojekte
Auszug unserer realisierten Kundenprojekte
Gutachter
KI-gestützte Gutachtenerstellung in Ninox
Gutachten entstehen aus einer zentralen Projektakte mit klarer Prozesslogik: Ortstermine, Fotos, Grundriss-Verortungen und Bewertungsgrundlagen werden einmal erfasst und abschnittsweise per KI zu projektbezogenen Texten verarbeitet – DSGVO-konform über deutsche KI-Anbieter.
1x erfassen – automatisch verwerten, statt Copy/Paste in Word
KI-Texterstellung
Abschnittslogik
Grundriss-Verortung
Fotodokumentation
Word/PDF-Export
Ingenieur
Honorar, Projekte und Baustelle im Griff
Zentrales Projekt-Cockpit für Ingenieurbüros: HOAI-Honorarermittlung, Nachtragsdokumentation und Stundenkontrolle je Leistungsphase. Dazu digitales Bautagebuch, mobile Mängelerfassung mit Verortung in aktuellen Planständen und automatisierte Rechnungsstellung.
Honorare, Kosten und LPH 1–9 in einer zentralen Projektakte
HOAI-Kalkulation
Nachtragswesen
Bautagebuch
Mängelverortung
Leistungsphasen 1–9
Flächenmanagement
Flächenmanagement & Verortung in Ninox
Liegenschaften, Ebenen und Flächen in einer zentralen Struktur verwalten – mit visueller Verortung im Grundriss. Flächen werden direkt im Plan markiert, Belegungen dokumentiert und Nutzungen über Kartenansicht und Filterfunktionen schnell erfasst.
Eindeutige Datenbasis statt verteilte Infos in E-Mails und Tabellen
Liegenschaften-Karte
Flächenbelegung im Plan
Grundriss-Verortung
Ebenen & Flächen
Filter & Navigation
Handwerker
Betriebssystem für Handwerksbetrieb
Zentrales System für den gesamten Betriebsablauf: Von der Ausschreibung über GAEB-Import und Fotoaufmaß bis zur fertigen Rechnung. Rapportzettel, Materialwirtschaft und Zeiterfassung digital erfasst – im Büro und auf der Baustelle.
Vom Angebot bis zur Schlussrechnung in einem System
GAEB Import/Export
Fotoaufmaß
Angebote & Rechnungen
Rapportzettel
Zeiterfassung
Materialwirtschaft
So läuft die Zusammenarbeit ab
In 5 Schritten zur passenden System
01
Analysegespräch & Zieldefinition
Wir besprechen Ihre aktuelle Arbeitsweise und klären Ziele, Anforderungen und Prioritäten. So stellen wir sicher, dass die Lösung fachlich und organisatorisch zu Ihrem Büro passt.
02
Konzept & Systemaufbau
Auf Basis der Anforderungen erstellen wir ein klares Konzept. Wir definieren Struktur, Funktionen und den optimalen Ablauf im System – passend zu Ihren Prozessen.
03
Einrichtung & Datenübernahme
Wir richten das System ein, legen Vorlagen und Grunddaten an und übernehmen auf Wunsch bestehende Informationen. Ziel ist ein sauberer Start ohne unnötigen Mehraufwand.
04
Schulung & Inbetriebnahme
Ihr Team wird strukturiert eingewiesen – anhand typischer Anwendungsfälle aus dem Alltag. Anschließend gehen wir gemeinsam live, damit der Einstieg reibungslos gelingt.
Gründer und Inhaber bei DigitaleGutachter
Kay Siegel
Kay entwickelt die zentrale Arbeitsplattform für Ihr Unternehmen. Er strukturiert Ihre Abläufe in einem übersichtlichen System, in dem Projekte, Dokumente, Zeiten und Prozesse logisch zusammengeführt werden. Gleichzeitig sorgt er dafür, dass wiederkehrende Dokumente automatisch erstellt werden und Ihre Vorlagen einheitlich und professionell bleiben. So entsteht eine Lösung, die exakt zu Ihren Arbeitsweisen passt und Ihnen täglich Zeit spart.
Inhaber und Geschäftsführer bei DigitaleGutachter
Timo Schild
Timo sorgt dafür, dass Ihre Systeme reibungslos zusammenarbeiten und Abläufe automatisch im Hintergrund laufen. Durch intelligente Automationen reduziert er manuelle Arbeitsschritte und beschleunigt wiederkehrende Prozesse. Ergänzend setzt er KI gezielt dort ein, wo sie Routineaufgaben vereinfacht und Ihren Arbeitsalltag spürbar effizienter macht.
FRAGEN & ANTWORTEN
Wie viel Zeit müssen wir intern für das Projekt einplanen?
Sehr wenig. Wir strukturieren das Projekt so, dass der Großteil der Arbeit bei uns liegt. Sie oder eine verantwortliche Person benötigen lediglich kurze
Abstimmungen (meist 30–60 Minuten pro Woche), um sicherzustellen, dass das System exakt zu Ihren Abläufen passt.
Müssen wir unsere Softwarelandschaft vorher aufräumen?
Nein. Wir analysieren gemeinsam, welche bestehenden Tools bleiben, integriert oder ersetzt werden.
Sie müssen nichts vorbereiten – wir übernehmen die Strukturierung und Systemabbildung für Sie.
Wie lange dauert die Umsetzung?
Typischerweise 3 bis 6 Monate, abhängig vom Umfang und den Bereichen, die wir digitalisieren.
Sie sehen jedoch bereits sehr früh die ersten Ergebnisse und Funktionen in Ihrem System.
Können wir unsere bestehenden Excel-Dateien, Vorlagen und Abläufe weiterverwenden?
Ja – sofern sie sinnvoll und notwendig sind. Wir übertragen alle benötigten Inhalte in das neue System und ersetzen unnötige oder fehleranfällige Strukturen.
Ziel ist: Alles Wichtige bleibt – alles Komplizierte fällt weg.
Was kostet ein solches Projekt?
Die Kosten hängen vom Umfang ab. Im Erstgespräch erhalten Sie eine klare, transparente Einschätzung.
Wir erstellen Ihnen ein System, das exakt zu Ihrem Büro passt – keine unnötigen Module, keine versteckten Kosten.
Müssen wir unsere komplette Arbeitsweise umstellen?
Nein. Wir passen das System Ihren Abläufen an – nicht umgekehrt. Aber: Sie werden feststellen, dass einige Arbeitsschritte durch die neue Struktur deutlich
einfacher werden.
Was passiert mit unseren Daten?
Alle Daten sind DSGVO-konform gespeichert. Wir arbeiten mit klaren Rollen- und Berechtigungskonzepten, revisionssicheren Strukturen und sicheren
Datenablagen. Sie behalten jederzeit volle Kontrolle über alle Daten
Was passiert nach der Einführung?
Wir lassen Sie nicht allein. Wir begleiten Sie beim Feintuning, passen das System bei Bedarf weiter an und unterstützen Sie, bis alles reibungslos läuft.
In drei klaren Schritten – vom Erstgespräch bis zur Umsetzung.
Der Weg zu Ihrer eigenen Firmensoftware
2
Passendes Setup definieren
Gemeinsam legen wir fest, welche Module und Strukturen Sie wirklich benötigen. Daraus entsteht ein klares Setup, das zu Ihrem Büro passt und im Alltag schnell Nutzen bringt.
3
Start der Zusammenarbeit
Wir richten das System ein, übernehmen auf Wunsch Daten/Vorlagen und schulen Ihr Team. Anschließend gehen Sie sicher in den Betrieb – mit Support und laufender Optimierung.
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